Eestis on ettevõtlusega alustamine tehtud maailmakuulsalt lihtsaks ja kiireks, olles üks peamisi põhjuseid, miks meie digiriiki tuuakse sageli eeskujuks. Kui vanasti tähendas firma loomine notaris käimist, paberimajandust ja pikki ooteaegu, siis täna on võimalik ettevõte registreerida kodust lahkumata, omades vaid ID-kaarti, Mobiil-ID-d või Smart-ID-d. Ometi ei tasu kiiruse ja mugavuse lummuses unustada, et juriidilise keha loomine on vastutusrikas samm. Korrektselt läbimõeldud asutamisprotsess aitab vältida hilisemaid probleeme maksuametiga, pangakonto avamisel või osanike vahelistes suhetes. Selles põhjalikus juhendis vaatame detailselt läbi kõik etapid, mis on vajalikud ettevõtte edukaks registreerimiseks, ning toome välja karid, millele algajad ettevõtjad sageli otsa sõidavad.
Ettevalmistus: Õige ettevõtlusvormi ja nime valik
Enne Äriregistri portaali sisselogimist tuleb teha kaks strateegilist otsust: milline ettevõtlusvorm valida ja milline saab olema ettevõtte nimi. Eestis on levinumad vormid Füüsilisest isikust ettevõtja (FIE) ja Osaühing (OÜ). Kuigi eksisteerivad ka Aktsiaseltsid (AS) ja Tulundusühistud, on alustava ettevõtja jaoks valik tavaliselt FIE ja OÜ vahel.
Enamik ettevõtjaid eelistab tänapäeval Osaühingut (OÜ). Selle peamine eelis on piiratud vastutus – osanik ei vastuta ettevõtte kohustuste eest oma isikliku varaga (välja arvatud kuritahtliku juhtimise korral), samas kui FIE vastutab kogu oma isikliku varaga. OÜ asutamine on ka maksunduslikult paindlikum, võimaldades investeerida teenitud kasumit maksuvabalt tagasi ettevõtlusesse. FIE sobib pigem väikesemahuliseks hooajaliseks tegevuseks või käsitöölistele, kes ei plaani suuremat kasvu ega töötajate palkamist.
Nime valikul tuleb arvestada järgmiste reeglitega:
- Nimi peab olema selgelt eristatav teistest Eestis registreeritud nimedest.
- Nimi peab sisaldama ettevõtlusvormi tähist (nt “OÜ” või “Osaühing”).
- Nimes tohib kasutada vaid ladina tähestiku tähti ja numbreid.
- Nimi ei tohi olla eksitav ega vastuolus heade kommetega.
Soovitatav on kasutada Äriregistri nimepäringut, et kontrollida, kas teie soovitud nimi on vaba. Samuti tasub kontrollida, kas vastav domeeninimi (.ee või .com) on saadaval, et tulevane bränding oleks ühtne.
Vajalikud vahendid ja eeldused
Elektrooniliseks asutamiseks on vaja digitaalset allkirjastamisvõimalust. Sobivad Eesti ID-kaart (koos kaardilugejaga), Mobiil-ID või Smart-ID. Oluline on märkida, et kõik asutajad ja juhatuse liikmed peavad omama digiallkirjastamise võimalust. Kui mõnel välismaalasest asutajal puudub Eesti isikukood ja e-residentsus, tuleb asutamine läbi viia notari juures, mis on ajamahukam ja kulukam protsess.
Lisaks on vaja juriidilist aadressi. See peab olema reaalne aadress Eestis, kuhu on võimalik toimetada posti. Kui teil ei ole Eestis kinnisvara või kontorit, on võimalik kasutada virtuaalkontori teenusepakkujaid, kes lubavad tasu eest registreerida ettevõtte oma aadressile ja edastavad saabunud posti.
Samm-sammult juhend e-Äriregistris
Kui eeltöö on tehtud, on protsess iseenesest loogiline ja lineaarne. Järgnevalt on toodud detailne tegevuskava osaühingu asutamiseks kiirmenetluse korras:
- Sisselogimine ja alustamine: Minge e-Äriregistri portaali ja logige sisse. Valige menüüst “Uue ettevõtja asutamine”.
- Andmete sisestamine: Sisestage valitud nimi. Süsteem teeb automaatse kontrolli. Kui nimi on sarnane mõne olemasoleva nimega, annab süsteem hoiatuse. Seejärel sisestage aadress, tegevusala (EMTAK koodi järgi) ja e-posti aadress.
- Isikute lisamine: Määrake asutajad (omanikud) ja juhatuse liikmed. Sageli on ainuosanik ja juhatuse liige sama isik. Siin tuleb määrata ka osakapitali suurus ja jaotus osanike vahel.
- Põhikiri: Portaal pakub tüüppõhikirja, mis sobib 99% alustavatest ettevõtetest. Tüüppõhikirjas saate määrata majandusaasta perioodi (tavaliselt 01.01–31.12) ja muud standardsed tingimused.
- Osakapitali sissemakse: Teil on kaks valikut. Kas teha sissemakse kohe (tavaliselt 2500 eurot) või asutada ettevõte sissemakset tegemata. Viimane variant on alustajale mugavam – osakapitali peab sisse maksma alles siis, kui ettevõte hakkab dividende maksma või tekib vajadus kapitali järele.
- Tegelik kasusaaja: See on kohustuslik samm rahapesu tõkestamise reeglite tõttu. Peate deklareerima füüsilise isiku, kes omab ettevõtte üle lõplikku kontrolli.
- Riigilõivu tasumine: Lõppfaasis tuleb tasuda riigilõiv (kiirmenetluse puhul on see summa 265 eurot). Seda saab teha mugavalt pangalingi kaudu otse portaalis.
- Allkirjastamine ja esitamine: Kui kõik andmed on kontrollitud ja lõiv tasutud, peavad kõik seotud isikud avalduse digitaalselt allkirjastama. Seejärel vajutage “Esita avaldus”.
Levinumad vead ja kuidas neid vältida
Kuigi süsteem on kasutajasõbralik, tehakse siiski vigu, mis võivad viia registripidaja poolt tehtava negatiivse määruseni või hilisemate probleemideni.
1. Aadressi vormistamise vead
Kõige sagedasem tehniline viga on ebatäpne aadress. Registripidaja nõuab aadressi täpsust kuni korteri või ruumi numbrini. Kui elate kortermajas, ei piisa ainult maja numbrist. Samuti peab teil olema õigus seda aadressi kasutada – kui tegemist on üürikorteriga, peaks olema omaniku nõusolek, kuigi registrile seda automaatselt esitama ei pea (kuid vaidluse korral on see vajalik).
2. Liiga lai või vale tegevusala
Ettevõtte asutamisel tuleb valida põhitegevusala vastavalt EMTAK klassifikaatorile. Levinud viga on valida “Muu teenindus” või midagi väga üldist, kui tegelik tegevus on spetsiifiline (nt programmeerimine või ehitus). See mõjutab statistikat ja võib tekitada küsimusi pankades konto avamisel. Põhitegevusala saab hiljem majandusaasta aruandes muuta vastavalt reaalsele müügitulule.
3. Kontaktisiku puudumine (välismaalaste puhul)
Kui ettevõtte juhatus asub välisriigis, peab ettevõttel olema Eestis määratud kontaktisik, kellele saab ametlikke dokumente kätte toimetada. See isik peab olema litsentseeritud teenusepakkuja, notar või advokaadibüroo. Selle nõude eiramine on üks peamisi põhjuseid, miks e-residentide ettevõtteid registrist kustutatakse.
4. Osakapitali sissemakse unustamine enne dividende
Paljud kasutavad võimalust asutada OÜ ilma kohese sissemakseta. Viga tekib siis, kui soovitakse hakata dividende maksma. Seadus keelab dividendide väljamakse enne, kui osakapital (minimaalselt 2500 eurot) on reaalselt ettevõtte pangakontole kantud ja selle kohta on äriregistrisse märge tehtud. Selle reegli eiramine toob kaasa juriidilise vastutuse.
Pangakonto avamine ja käibemaksukohustuslaseks registreerimine
Pärast ettevõtte registrisse kandmist (mis võtab tavaliselt aega mõnest tunnist kuni ühe tööpäevani) on järgmine samm pangakonto avamine. Traditsioonilised Eesti pangad (LHV, Swedbank, SEB) nõuavad ranget “tunne oma klienti” (KYC) protseduuri. See võib tähendada kontoris käimist ja tasulist lepingu sõlmimist.
Alternatiivina on väga populaarsed fintech-lahendused nagu Wise, Revolut või Paysera. Nende kontod on äriregistri silmis aktsepteeritavad ja sobivad hästi eriti rahvusvahelise äriga tegelevatele ettevõtjatele. Siiski, osakapitali sissemakse registreerimiseks on Eesti krediidiasutuse (panga) tõend endiselt kõige kindlam ja lihtsam viis, kuigi seadusandlus on siin muutumas paindlikumaks.
Käibemaksukohustuslaseks (KMKR) ei pea registreerima kohe. Kohustus tekib alles siis, kui ettevõtte maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvates 40 000 eurot. Vabatahtlikult võib end arvele võtta ka varem, mis on kasulik siis, kui plaanite teha suuri investeeringuid ja soovite sisendkäibemaksu tagasi küsida või kui teie kliendid on peamiselt teised käibemaksukohustuslased.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kui palju maksab ettevõtte registreerimine Eestis?
Osaühingu asutamisel elektrooniliselt on riigilõiv 265 eurot. Kui kasutate pangalingi asemel muid makseviise või teete muudatusi, võivad lisanduda pangaülekande tasud. Notari kaudu asutades lisanduvad notaritasud, mis algavad ligikaudu 50 eurost, kuid võivad sõltuda tehingu keerukusest ja osanike arvust.
Kui kaua võtab aega ettevõtte asutamine?
Kiirmenetluse korras e-Äriregistris esitatud avaldused vaadatakse läbi tavaliselt 1 tööpäeva jooksul. Praktikas võib lihtne OÜ saada registrikoodi kätte isegi paari tunni jooksul pärast avalduse esitamist ja riigilõivu laekumist.
Kas ma pean palkama raamatupidaja?
Seadus ei kohusta palkama raamatupidajat, kuid kohustab pidama raamatupidamist vastavalt Eesti finantsaruandluse standardile. Väikese tegevusmahuga ettevõtja võib raamatupidamist teha ise (kasutades nt lihtsat raamatupidamistarkvara), kuid vigade vältimiseks ja maksuseaduste keerukuse tõttu on tungivalt soovitatav kasutada professionaalset teenust. Eestis on raamatupidamisteenus väga konkurentsivõimeline ja taskukohane.
Mis juhtub, kui ma ei esita majandusaasta aruannet?
Majandusaasta aruande esitamine on kohustuslik isegi siis, kui ettevõttel puudus majandustegevus. Aruande esitamata jätmine toob kaasa registripidaja hoiatused, trahvid ja lõpuks ettevõtte sundkustutamise registrist. See jätab märgi juhatuse liikme äriajaloole ja võib raskendada tulevikus uute ettevõtete loomist või pangalaenu saamist.
Esimesed sammud ja kohustused pärast registreerimist
Kui “Registrisse kantud” staatus on käes, algab tegelik töö. Esimese asjana tuleks sõlmida vajalikud lepingud – olgu need siis klientide, tarnijate või töötajatega. Kui olete ainuomanik ja töötate ettevõttes, tuleb otsustada, kas maksate endale juhatuse liikme tasu, palka või võtate tulu välja dividendidena. Igal valikul on erinev maksukoormus (sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustus).
Samuti on oluline luua kohe alguses korrektne süsteem kuludokumentide haldamiseks. Iga ettevõtte kulul tehtud ostu kohta peab olema arve, mis on adresseeritud ettevõttele. Tänapäeval on olemas mugavad äpid (nt CostPocket või Envoice), millega saab tšekkidest pilti teha ja need otse raamatupidamisse saata. See vähendab kuu lõpus tekkivat paberimajanduse stressi ja tagab, et käibemaksu tagastus (kui olete KMKR) on maksimaalne.
Edukas ettevõtlus algab korrektsest vundamendist. Eesti e-riik on andnud ettevõtjatele võimsad tööriistad bürokraatia minimeerimiseks, kuid vastutus sisu eest lasub alati ettevõtjal endal. Võtke aega, et asutamisprotsess teha läbi läbimõeldult, ning ärge häbenege küsida nõu spetsialistidelt, kui juriidilistes või maksunduslikes nüanssides kahtlete.
