Tehnoloogiamaailm on viimase kümnendi jooksul läbinud tohutu muutuse, mis on fundamentaalselt ümber kujundanud viisi, kuidas ettevõtted oma igapäevaseid protsesse juhivad. Veel mõned aastad tagasi tähendas uue tarkvara kasutuselevõtt ettevõttes pikki kuid kestvaid installatsioone, kalleid serveriruume ja IT-meeskonna pidevat sekkumist uuenduste haldamiseks. Tänapäeval on see mudel asendunud sujuvama, kiirema ja paindlikuma lahendusega, mis on tuntud kui SaaS. See ei ole enam lihtsalt moesõna idufirmade maailmas, vaid kaasaegse ettevõtluse selgroog, mis võimaldab nii väikeettevõtetel kui ka suurkorporatsioonidel keskenduda oma põhitegevusele, jättes tehnilise keerukuse teenusepakkuja kanda. Arusaamine sellest mudelist on kriitilise tähtsusega igale juhile, kes soovib oma äri konkurentsivõimelisena hoida.
Mis on SaaS ja kuidas see tehniliselt toimib?
SaaS on lühend ingliskeelsest terminist Software as a Service ehk tarkvara kui teenus. Lihtsustatult öeldes on tegemist pilvepõhise teenusega, kus kasutajad pääsevad rakendustele ligi interneti kaudu, selle asemel, et neid oma arvutisse või kohalikku serverisse installeerida. Selles mudelis majutab tarkvara pakkuja (näiteks Microsoft, Google või Pipedrive) rakendust ja sellega seotud andmeid oma serverites, vastutades ühtlasi turvalisuse, jõudluse ja hoolduse eest.
Traditsioonilise mudeli puhul ostis ettevõte tarkvara litsentsi “igaveseks” (perpetual license), tasudes suure summa ette ja makstes hiljem iga-aastast hooldustasu. SaaS mudel toimib aga tellimuspõhiselt (subscription model). Ettevõte maksab igakuist või -aastast tasu, saades vastutasuks alati ajakohase tarkvara, ilma et peaks muretsema riistvara vananemise või tarkvaraversioonide ühilduvuse pärast.
Miks on SaaS mudel majanduslikult kasulik?
Üks peamisi põhjuseid, miks ettevõtted massiliselt pilveteenustele üle lähevad, on majanduslik efektiivsus. See muutus on finantsjuhtide jaoks strateegilise tähtsusega, kuna see muudab kulude struktuuri.
- CapEx vs OpEx: Traditsiooniline IT-infrastruktuur nõuab suuri kapitalimahutusi (CapEx) serverite ja litsentside ostmiseks. SaaS muudab need kulud tegevuskuludeks (OpEx), mis on rahavoogude seisukohast tervislikum ja vähendab algset sisenemisbarjääri.
- Prognoositavad kulud: Tellimuspõhine mudel teeb eelarvestamise lihtsamaks. Ettevõte teab täpselt, kui suured on tarkvarakulud kuus või aastas, ning ootamatud kulutused serveririkete või erakorraliste uuenduste näol jäävad minevikku.
- Madalamad halduskulud: Kuna teenusepakkuja tegeleb serverite halduse, turvapaikade ja uuendustega, väheneb vajadus suurearvulise asutusesisese IT-personali järele. IT-osakond saab “tulekustutamise” asemel keskenduda äriprotsesside arendamisele.
Skaleeritavus ja paindlikkus kasvavale ettevõttele
Ettevõtluskeskkond on dünaamiline ning ettevõtte vajadused võivad muutuda kuude või isegi nädalatega. Traditsiooniline tarkvara on sageli jäik – kui ettevõte kasvab, tuleb osta uusi servereid ja litsentse, mis võtab aega. Kui aga majandus jahtub ja töötajate arv väheneb, jääb ettevõte istuma kalli ja kasutuna seisva infrastruktuuri otsa.
SaaS lahendused pakuvad seevastu nõudluspõhist skaleeritavust. Kui palkate uusi töötajaid, saate uued kasutajakontod luua sekunditega. Kui on vaja ajutiselt suurendada andmemahtu või funktsionaalsust hooajalise koormuse tõttu, saab paketti ühe klikiga uuendada. Samamoodi on võimalik mahtusid vähendada, makstes vaid selle eest, mida reaalselt tarbitakse. See elastsus on asendamatu eelis kiiresti muutuvates turutingimustes.
Ligipääsetavus ja kaugtöö revolutsioon
Viimaste aastate sündmused on tõestanud, et võime töötada asukohast sõltumatult ei ole enam mugavus, vaid vajadus. SaaS on kaugtöö ja hübriidtöö nurgakivi. Kuna andmed ja rakendused asuvad pilves, on need ligipääsetavad igast internetiühendusega seadmest – olgu selleks sülearvuti kohvikus, nutitelefon lennujaamas või tahvelarvuti kodukontoris.
See universaalne ligipääs parandab meeskonnatööd ja produktiivsust. Andmed sünkroniseeritakse reaalajas, mis tähendab, et kui müügimees sisestab kliendiandmed mobiilis, näeb raamatupidaja neid koheselt kontoris. Selline “üks tõeallikas” välistab versioonikonfliktid ja vananenud andmetega töötamise, mis oli lokaalselt majutatud failide puhul tavaline probleem.
Turvalisus: Kas pilv on turvalisem kui oma server?
Ajalooliselt on turvalisus olnud peamine argument pilveteenuste vastu. Ettevõtjad kartsid anda oma andmeid kolmanda osapoole kätte. Tänaseks on paradigma muutunud. Reaalsus on see, et enamik SaaS teenusepakkujaid suudab tagada oluliselt kõrgema turvalisuse taseme kui keskmine väike- või keskmise suurusega ettevõte.
Suured teenusepakkujad investeerivad miljoneid küberturvalisusse, omavad sertifitseeritud andmekeskuseid ja ööpäevaringset seiret. Nende ärimudel sõltub usaldusest, mistõttu on andmekaitse nende prioriteet number üks. Tüüpiline SaaS lahendus sisaldab:
- Automaatseid varukoopiaid: Andmed on dubleeritud mitmesse asukohta, et vältida kadu riistvararikke või katastroofi korral.
- Tipptasemel krüpteerimist: Andmed on krüpteeritud nii liikumisel (interneti kaudu) kui ka puhkeolekus (serveris).
- Vastavust regulatsioonidele: Mainekad pakkujad tagavad vastavuse GDPR-i ja teiste rahvusvaheliste standarditega, mis vähendab kliendi juriidilist riski.
Horisontaalne ja vertikaalne SaaS
Tarkvara valikul on oluline mõista kahte peamist SaaS kategooriat. See aitab ettevõttel otsustada, kas eelistada laia funktsionaalsusega tööriista või spetsiifilist nišilahendust.
Horisontaalne SaaS on suunatud laiale kasutajaskonnale erinevates tööstusharudes. Need lahendused katavad universaalseid ärivajadusi. Head näited on raamatupidamistarkvarad (nagu Quickbooks), kliendihaldustarkvarad (Salesforce või HubSpot) ja suhtlusplatvormid (Slack). Need sobivad peaaegu igale ettevõttele sõltumata tegevusvaldkonnast.
Vertikaalne SaaS on aga loodud spetsiifilise tööstusharu vajadusi silmas pidades. Näiteks tarkvara, mis on mõeldud spetsiaalselt hambaravikliinikute haldamiseks, ehitusprojektide juhtimiseks või hotellinduseks. Vertikaalsed lahendused on sageli kallimad, kuid pakuvad funktsionaalsust, mida universaalsed tööriistad ei suuda, vähendades vajadust rätsepatööna tehtud arenduste järele.
SaaS integratsioonid ja API-majandus
Ükskõik kui hea üks tarkvara ka ei oleks, harva suudab üks programm katta ettevõtte kõik vajadused. Siin tuleb mängu integratsioonivõimekus. Kaasaegne SaaS ökosüsteem põhineb API-del (Application Programming Interface), mis võimaldab erinevatel tarkvaradel omavahel suhelda.
Hästi valitud SaaS portfell tähendab seda, et teie veebipoe tellimused liiguvad automaatselt raamatupidamistarkvarasse, turundusplatvorm saadab info uute liitumiste kohta CRM-i ja klienditoe piletid on nähtavad müügimeeskonnale. See automatiseerimine vähendab käsitööd ja inimlikke vigu. Ettevõtted ei otsi enam “kõik-ühes” lahendusi, mis teevad kõike keskpäraselt, vaid eelistavad “parim omas klassis” (best-of-breed) tööriistu, mis on omavahel sujuvalt ühendatud.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Mis vahe on SaaS, PaaS ja IaaS lahendustel?
Kuigi kõik kolm on pilveteenused, erinevad nad halduse taseme poolest. IaaS (Infrastructure as a Service) pakub toorest infrastruktuuri (serverid, võrk), mida haldab klient (nt Amazon Web Services). PaaS (Platform as a Service) pakub arendajatele platvormi rakenduste loomiseks (nt Google App Engine). SaaS on lõpptoode, mis on kasutajale kohe valmis kasutamiseks (nt Gmail, Dropbox).
Kas minu andmed on SaaS teenusepakkujast lahkudes kättesaadavad?
Jah, enamik mainekaid teenusepakkujaid võimaldab andmete eksportimist standardsetes formaatides (nt CSV, XML, JSON). Siiski on oluline enne lepingu sõlmimist lugeda teenustingimusi ja veenduda, et andmete migreerimine (“vendor lock-in” vältimine) on tehtud lihtsaks.
Mida tähendab SLA ja miks see on oluline?
SLA (Service Level Agreement) ehk teenustaseme leping on dokument, milles teenusepakkuja garanteerib teatud töökindluse (nt 99,9% ajast on teenus kättesaadav). See on oluline ärilises mõttes, sest see määratleb kompensatsioonid ja protseduurid juhuks, kui teenus ei tööta lubatud mahus.
Kas SaaS tarkvara vajab siiski IT-tuge?
Kuigi tehniline haldus (serverid, uuendused) on teenusepakkuja kanda, vajavad ettevõtted sageli sisemist või välist partnerit, kes aitaks tarkvara seadistada, kasutajaid hallata, integratsioone luua ja töötajaid koolitada. SaaS vähendab IT koormust, kuid ei kaota vajadust tehnilise kompetentsi järele täielikult.
Strateegiline lähenemine tarkvara valikule
Tänapäeva küllastunud tarkvaraturul ei ole väljakutseks enam sobiva lahenduse leidmine, vaid õige valiku tegemine tuhandete valikute seast. Edukas üleminek SaaS mudelile või olemasoleva portfelli optimeerimine nõuab strateegilist planeerimist. Lihtne on sattuda olukorda, kus ettevõte maksab kümnete erinevate teenuste eest, mille funktsionaalsus kattub või mida töötajad tegelikult ei kasuta (nn “vari-IT” või shadow IT probleem).
Enne uue lepingu sõlmimist tuleks kaardistada täpsed äriprotsessid, mida tarkvara peab toetama. Oluline on hinnata mitte ainult kuutasu suurust, vaid ka juurutamisele kuluvat aega, kasutajatoe kättesaadavust ja tarkvara võimet kasvada koos ettevõttega järgmise 3-5 aasta jooksul. Kaasake valikuprotsessi erinevate osakondade esindajad, et tagada lahenduse sobivus reaalsete töövoogudega. Lõppkokkuvõttes on SaaS enamat kui lihtsalt rentimistarkvara – see on tööriist, mis õige kasutuse korral vabastab ressursse innovatsiooniks ja annab ettevõttele vajaliku kiiruse turul püsimiseks.
