Mittetulundusühingu (MTÜ) asutamine on sageli ajendatud soovist teha midagi ühiskonna heaks, edendada kultuuri, sporti või kaitsta huvigruppe, kuid entusiasmist üksi ei piisa juriidilise keha haldamiseks. Ükskõik kui väike või suur on organisatsioon, nõuab Eesti seadusandlus korrektset ja läbipaistvat finantsarvestust. Paljude värskete juhatuse liikmete jaoks tundub raamatupidamine hirmutava bürokraatiamüürina, ent tegelikkuses on see loogiline süsteem, mis aitab organisatsioonil püsida jätkusuutlikuna ja usaldusväärsena rahastajate silmis. Korras paberimajandus ei ole mitte ainult seadusest tulenev kohustus, vaid ka vundament, millele ehitada edukaid projekte ja taotleda toetusi.
MTÜ raamatupidamise alused ja seadusandlik raamistik
MTÜ raamatupidamine allub Eestis suures osas samadele reeglitele nagu äriühingute oma, kuid sellel on mitmeid olulisi erisusi, mis tulenevad organisatsiooni mittetulunduslikust iseloomust. Peamine dokument, mis reguleerib finantsarvestust, on Raamatupidamise seadus. Sellele lisanduvad Raamatupidamise Toimkonna juhendid (RTJ), millest MTÜ-de jaoks on eriti oluline RTJ 14 (“Mittetulundusühingud ja sihtasutused”).
Üldreeglina peab MTÜ raamatupidamist pidama tekkepõhiselt. See tähendab, et majandustehingud tuleb kajastada siis, kui need on toimunud, sõltumata sellest, millal raha tegelikult laekus või välja maksti. Näiteks kui ostate detsembris teenuse, kuid maksate arve jaanuaris, peab kulu olema kajastatud detsembrikuu arvestuses. Kuigi seadus lubab teatud tingimustel (väga väikesed mahud) pidada ka kassapõhist arvestust, on see praktikas harv ja toetuste taotlemisel tihti ebasobiv, kuna rahastajad nõuavad tekkepõhiseid aruandeid.
Raamatupidamise korraldamise eest vastutab alati MTÜ juhatus. Isegi kui teenust ostetakse sisse raamatupidamisbüroolt, peab juhatus tagama, et kõik algdokumendid jõuaksid raamatupidajani õigeaegselt ning et finantsseis kajastaks tegelikkust. Korrektne raamatupidamine peab andma selge ülevaate ühingu varadest, kohustustest ja omakapitalist.
Algdokumendid on kõige alus
Iga raamatupidamiskande aluseks peab olema nõuetele vastav algdokument. Ilma dokumendita ei tohi tehingut raamatupidamises kajastada. MTÜ igapäevatöös tekib sageli olukordi, kus oste tehakse sularahas või isikliku pangakaardiga, mistõttu on tšekkide ja arvete kogumine kriitilise tähtsusega.
Nõuetekohane algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:
- Dokumendi nimetus ja number;
- Koostamise kuupäev;
- Tehingu sisu ja osapoolte nimed (sh MTÜ täisnimi ja registrikood);
- Tehingu rahaline väärtus ja mõõtühikud;
- Vastutavate isikute allkirjad (tänapäeval aktsepteeritakse ka digitaalset kinnitust või e-arvete süsteemi logisid).
Erilist tähelepanu tuleb pöörata kulude hüvitamisele. Kui vabatahtlik või juhatuse liige teeb MTÜ huvides kulutusi oma isiklikust rahast, tuleb koostada kuluhüvitisnõue (kuluaruanne), millele lisatakse algdokumendid (tšekid). See on maksuvaba ainult juhul, kui kulutus on otseselt seotud ühingu põhikirjaliste eesmärkidega.
Tulude ja kulude liigitamine
Erinevalt äriühingutest, kelle peamine eesmärk on kasumi teenimine, on MTÜ-de puhul oluline jälgida tulude ja kulude allikaid. See on vajalik nii statistika, maksuameti kui ka toetajate jaoks.
Tulud jagunevad laias laastus neljaks:
- Liikmemaksud ja sisseastumismaksud: Need on maksuvabad ja tulenevad põhikirjast.
- Annetused ja toetused: Need võivad olla sihtotstarbelised (konkreetse projekti jaoks) või mittesihtotstarbelised (üldkuludeks).
- Tulu ettevõtlusest: MTÜ võib tegeleda ettevõtlusega (nt meenete müük, koolitused), kui tulu kasutatakse põhikirjaliste eesmärkide saavutamiseks. See tulu peab olema eristatav.
- Muud tulud: Intressid, põhivara müük jne.
Kulude puhul on MTÜ-dele spetsiifiline nõue jagada kulud funktsioonide kaupa. See tähendab, et aruandluses ei piisa vaid sellest, et näidatakse “tööjõukulud” või “rendikulud”. Kulud tuleb jagada selle järgi, milleks need tehti: kas need olid seotud otseselt põhitegevusega (nt spordiürituse korraldamine), halduskuludega (nt raamatupidamisteenus, kontoritarbed) või ettevõtlusega.
Maksud ja deklaratsioonid
Levinud on eksiarvamus, et “mittetulundusühing” tähendab automaatselt maksuvabadust. See ei ole tõsi. MTÜ on maksumaksja nagu iga teine juriidiline isik, kuid teatud erisustega.
Tööjõumaksud
Kui MTÜ maksab tasu (töötasu, juhatuse liikme tasu, võlaõiguslik leping), tuleb deklareerida ja tasuda kõik tööjõumaksud (sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustus jne) igakuiselt vormil TSD. Deklaratsioon tuleb esitada ja maksud tasuda järgneva kuu 10. kuupäevaks.
Erisoodustused
MTÜ-d peavad olema väga hoolsad erisoodustustega. Kui teete kulutusi, mis ei ole seotud põhikirjalise tegevusega või mida loetakse töötajate/juhatuse liikmete isiklikuks hüveks (nt toitlustamine, spordikompensatsioon üle maksuvaba piirmäära), tuleb nendelt tasuda tulumaks ja sotsiaalmaks.
Käibemaks
MTÜ peab end registreerima käibemaksukohustuslaseks, kui tema maksustatav käive (ettevõtlustulu) ületab kalendriaasta algusest arvates 40 000 eurot. Oluline on teada, et saadud toetused ja annetused ning liikmemaksud ei lähe üldjuhul käibemaksu arvestuse hulka (kui nende eest ei osutata vastuteenust). Seega võib MTÜ-l olla miljonite eurode ulatuses toetusi, kuid käibemaksukohustust ei teki, kui ettevõtlustulu puudub.
Tulumaksusoodustusega ühingud
Kui MTÜ on kantud tulumaksusoodustusega mittetulundusühingute nimekirja, on tal teatud privileegid (nt ettevõtted saavad neile annetada maksuvabalt teatud piirides). Kuid see staatus toob kaasa rangemad nõuded. Sellised ühingud peavad esitama kord aastas (hiljemalt 1. juuliks) deklaratsiooni INF 9 saadud kingituste ja annetuste kohta ning jälgima piinliku täpsusega, et raha kasutataks vaid põhikirjalisteks eesmärkideks.
Majandusaasta aruanne
Kõik MTÜ-d peavad esitama Äriregistrile majandusaasta aruande hiljemalt 6 kuud pärast majandusaasta lõppu. Enamasti langeb majandusaasta kokku kalendriaastaga, seega on tähtaeg 30. juuni.
Aruanne koosneb raamatupidamise aastaaruandest (bilanss, tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, lisad) ja tegevusaruandest. Erilist rõhku tuleb panna tegevusaruandele. See on sisuline kirjeldus sellest, mida aasta jooksul tehti. Kuna MTÜ eesmärk ei ole kasum, vaid mõju, siis tegevusaruanne on koht, kus selgitada numbrite taga olevat sisu – mitu üritust korraldati, mitu inimest osales, milline oli ühiskondlik kasu.
Väiksemate MTÜ-de puhul (bilansimaht alla teatud piiri) on võimalik esitada lühendatud aruanne, kuid tegevusaruanne on alati kohustuslik. Aruande peab digitaalselt allkirjastama vähemalt üks juhatuse liige, kuid vastutab kogu juhatus.
Revisjon ja audit
Mitte igat MTÜ aruannet ei pea kontrollima audiitor. Audiitorkontroll või ülevaatus on kohustuslik vaid siis, kui MTÜ näitajad ületavad seaduses toodud piirmäärasid (mis on üsna kõrged) või kui see on kirjas põhikirjas. Paljude MTÜ-de põhikirjas on nõue, et valitakse revisjonikomisjon või revident. Sellisel juhul peab revident kontrollima majandusaasta aruannet enne selle kinnitamist üldkoosolekul ja koostama revisjoniarvamuse. See on ühingu sisene kontrollimehhanism, mis annab liikmetele kindlustunde, et juhatus on raha kasutanud heaperemehelikult.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas MTÜ raamatupidajaks võib olla juhatuse liige ise?
Jah, seadus ei keela juhatuse liikmel ise raamatupidamist teha, kui tal on vastavad oskused. Siiski tuleb jälgida huvide konflikti ja töökoormust. Keerulisemate projektide ja suuremate mahtude puhul on soovitav kasutada professionaali abi, et vältida maksuvigu.
Kas vabatahtlikele tohib maksta päevaraha?
Vabatahtlikele, kes ei ole töölepinguga töötajad, saab maksta lähetuse päevaraha ja hüvitada lähetuskulud (sõit, majutus) teatud tingimustel maksuvabalt. Siiski ei tohi see muutuda varjatud töötasuks. Tuleb sõlmida vabatahtliku tegevuse leping, kus on kirjas tegevuse sisu ja hüvitiste tingimused.
Mis juhtub, kui ma ei esita majandusaasta aruannet õigeaegselt?
Äriregister võib määrata trahvi ja algatada sundlõpetamise menetluse. Lisaks kaotab MTÜ usaldusväärsuse rahastajate silmis. Kui MTÜ on tulumaksusoodustusega nimekirjas, kustutatakse ta sealt aruande esitamata jätmise tõttu väga kiiresti.
Kuidas kajastada mitterahalisi annetusi?
Kui MTÜ saab annetusena asju (nt arvutid, mööbel) või teenuseid, tuleb need raamatupidamises arvele võtta nende õiglases väärtuses (turuhinnas). See on oluline, et näidata tegelikku tulu ja kulu, isegi kui raha ei liikunud.
Tarkvara valik ja töökorralduse soovitused
Tänapäeval ei ole mõistlik pidada raamatupidamist Exceli tabelis, välja arvatud juhul, kui tehinguid on aastas vaid mõni üksik. Spetsiaalse raamatupidamistarkvara kasutamine vähendab inimlike vigade riski ja lihtsustab oluliselt aruandlust. Eestis on mitmeid pilvepõhiseid tarkvarasid (nt Merit Aktiva, SmartAccounts, SimplBooks), mis pakuvad MTÜ-dele sageli soodsamaid hinnapakette või on teatud mahuni lausa tasuta.
Pilvepõhine tarkvara võimaldab juhatuse liikmetel igal ajal reaalajas näha, milline on ühingu finantsseis, kes on liikmemaksu võlgu või kui palju on projekti eelarvest alles. Samuti hõlbustab see koostööd raamatupidajaga, kuna mõlemad osapooled pääsevad andmetele ligi distantsilt.
Üks praktiline soovitus alustavale MTÜ-le on luua kindel rutiin dokumentide haldamiseks. Leppige kokku, kuhu saadetakse digiarved ja kuidas toimitakse paberil tšekkidega (soovitav on need koheselt pildistada ja digitaliseerida). Segadus dokumentidega on peamine põhjus, miks aastaaruande koostamine venib ja muutub kulukaks. Kui süsteem on paigas algusest peale, on raamatupidamine vaid tehniline tugitegevus, mis ei takista ühingu põhieesmärkide täitmist, vaid toetab neid kindla seljatagusena.
