Ettevõtlusega alustades teeb asutaja või juhatuse liige sageli kõike ise, alates lepingute sõlmimisest kuni igapäevase administratiivtööni. Kui aga ettevõte kasvab, meeskond suureneb ja äritegevus laieneb, muutub paratamatuks vajadus delegeerida osa esindusõigusi teistele usaldusväärsetele isikutele. Juhatuse liikmed ei pruugi alati olla füüsiliselt kättesaadavad, et allkirjastada iga lepingut, kinnitada pangaülekandeid või tegeleda jooksvate asjaajamistega riigiasutustes. Siinkohal tulebki appi Eesti äriseadustikus sätestatud unikaalne ja äärmiselt praktiline õiguslik instrument, mis võimaldab ettevõtte juhtimist oluliselt paindlikumaks muuta. Üheks selliseks lahenduseks on spetsiaalse esindusõigusega isiku määramine, kes saab ettevõtet igapäevases majandustegevuses laialdaselt esindada, ilma et ta peaks tingimata kuuluma ettevõtte ametlikku juhatusse. Selles põhjalikus ülevaates avamegi selle spetsiifilise rolli tagamaid, selgitame lahti esindusõiguste ulatuse, juriidilised nüansid ning anname praktilisi suuniseid, kuidas seda võimalust oma ettevõtte eesmärkide saavutamiseks kõige turvalisemalt ja tõhusamalt rakendada.
Mis on prokuura ja miks on see kasvavale ettevõttele eluliselt tähtis?
Iga äriühingu seaduslikuks esindajaks on selle juhatus, kuid sageli tekib olukordi, kus juhatuse esindusõigusest üksi jääb igapäevase äritegevuse sujuvaks korraldamiseks väheks. Prokuura on Eesti äriseadustiku kohaselt eriliigiline ja laiaulatuslik volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõikides majandustegevusega seotud õigustoimingutes. Isikut, kellele selline erivolitus on antud, nimetatakse prokuristiks. Praktikas tähendab see seda, et tegemist on justkui juhatuse liikme “parema käega”, kes saab suhelda koostööpartneritega, sõlmida ettevõtte nimel siduvaid kokkuleppeid ja korraldada igapäevast asjaajamist nii, et juhatuse liige ei pea igasse detaili isiklikult sekkuma.
Prokuura seadmine on eriti kriitilise tähtsusega suuremates ettevõtetes, kus tehingute maht on suur ja otsuste tegemise kiirus on konkurentsieelise säilitamiseks määrava tähtsusega. Samuti on see väga levinud olukordades, kus ettevõtte tegelikud omanikud või juhatuse liikmed viibivad suurema osa ajast välisriigis ning vajavad Eestis kohapeal tegutsevat usaldusväärset isikut, kes omab piisavat juriidilist õigust ettevõtte asju ajada. Erinevalt tavatöötajast, kelle volitused tulenevad otseselt tema töölepingust ja ametijuhendist ning on sageli piiratud väga kitsa valdkonnaga, annab see erivolitus kolmandatele osapooltele kindlustunde, et isikul on tõepoolest seaduslik õigus ettevõtte nimel kohustusi võtta.
Kuidas eristub prokuura tavapärasest volikirjast?
Kuigi esmapilgul võivad prokuura ja tavaline volikiri tunduda sarnased, on nende vahel mitmeid põhimõttelisi ja õiguslikult väga olulisi erinevusi, mida iga ettevõtja peaks teadma. Nende kahe instrumendi peamine erinevus seisneb volituse ulatuses, avalikkuses ja usaldusväärsuses kolmandate isikute silmis.
- Avalik usaldatavus: Prokuura kantakse alati äriregistrisse. See tähendab, et iga koostööpartner, pank või riigiasutus saab avalikust registrist vaid paari klikiga kontrollida, kas isikul on ettevõtte esindusõigus. Tavalise volikirja puhul peab teine osapool alati eeldama, et paberil olev volikiri on kehtiv, ega ole hiljem tühistatud, mis loob teatud äririske.
- Esindusõiguse ulatus: Tavalise volikirja sisu ja piirangud määrab volitaja väga detailselt. Näiteks võib volikiri olla antud vaid ühe konkreetse lepingu allkirjastamiseks. Prokuura puhul on aga esindusõiguse ulatus määratud otse seadusega ja see hõlmab kõiki igapäevase majandustegevusega seotud tehinguid. Kolmandate isikute suhtes ei kehti prokuurale seatud sisemised piirangud.
- Vorminõuded: Tavalist volikirja saab sageli anda lihtkirjalikult või isegi suuliselt, kuigi teatud tehingute puhul nõutakse notariaalset vormi. Prokuristi määramine nõuab aga ametlikku juhatuse otsust ja vastava kande tegemist äriregistris, mis muudab protsessi reguleeritumaks ja turvalisemaks.
Prokuristi peamised esindusõigused igapäevases majandustegevuses
Kuna prokuristi näol on tegemist ettevõtte laiaulatusliku esindajaga, on talle seadusega antud õiguste loetelu märkimisväärselt pikk. Tema peamine ülesanne on tagada, et ettevõtte äriline tegevus ei seisku ühelgi ajahetkel. Oluline on mõista, et tema volitused laienevad absoluutselt kõikidele tehingutele, mis on seotud ettevõtte majandustegevusega, olenemata sellest, kui suured on rahalised summad või millises valdkonnas tehinguid tehakse.
Et paremini illustreerida, millist reaalset lisandväärtust ja administratiivset kergendust see roll ettevõttele pakub, toome välja peamised õigused, mida isik selles ametis igapäevaselt teostada saab:
- Lepingute sõlmimine ja läbirääkimiste pidamine: Õigus allkirjastada ostu-müügilepinguid, rendilepinguid, teenuste osutamise lepinguid ja kõiki teisi äritegevuseks vajalikke kokkuleppeid nii kodu- kui ka välismaiste partneritega.
- Personaliküsimuste haldamine: Võimalus palgata uusi töötajaid, muuta töölepingute tingimusi, määrata boonuseid ja vajadusel ka töösuhteid lõpetada, mis teeb temast olulise figuuri ettevõtte inimressursside juhtimisel.
- Pangandustoimingute teostamine: Õigus avada ja sulgeda ettevõtte pangakontosid, teostada ja kinnitada pangaülekandeid, taotleda arvelduskrediiti ja hallata ettevõtte igapäevaseid rahavoogusid.
- Esindamine riigiasutustes ja kohtutes: Täielik õigus esindada äriühingut suhtluses Maksu- ja Tolliametiga, Töötukassaga, kohalike omavalitsustega ning kaitsta ettevõtte huve ka kohtuvaidlustes.
Seadusest tulenevad piirangud: mida prokuristile lubatud ei ole?
Vaatamata sellele, et prokuristil on äärmiselt laiad volitused, on seadusandja seadnud talle teatud piirangud. Nende piirangute eesmärk on kaitsta ettevõtte omanikke ja juhatust tehingute eest, mis võiksid muuta ettevõtte olemust, seada ohtu selle eksistentsi või puudutada ettevõtte kõige väärtuslikumat põhivara. Ettevõtte esindaja peab teadma, et teatud kriitiliste sammude astumiseks on tal endiselt vaja juhatuse või lausa omanike ehk osanike/aktsionäride otsust.
Kõige olulisem seadusest tulenev piirang puudutab kinnisvara. Prokuristil ei ole vaikimisi õigust ettevõtte kinnisasju (nagu näiteks büroohooned, laod või maa) võõrandada ega pantida ehk neile hüpoteeke seada. Kui ettevõte soovib, et isikul oleks ka see õigus, tuleb talle anda niinimetatud eriprokuura ja see õigus peab olema eraldi märgitud äriregistris. Lisaks kinnisvarale ei tohi prokurist ettevõtet iseseisvalt likvideerida, otsustada ettevõtte ühinemise, jagunemise või ümberkujundamise üle ega esitada kohtule ettevõtte pankrotiavaldust. Samuti ei asenda ta juhatust iga-aastase majandusaasta aruande allkirjastamisel ega auditi korraldamisel.
Prokuristi ametisse määramine ja Äriregistri roll
Selle laiaulatusliku esindusõiguse andmine on vastutusrikas samm ja nõuab korrektselt läbiviidud juriidilist protsessi. Prokuristi saab määrata ainult juhatus ja selleks on vajalik ametlik juhatuse otsus. Osanikel või nõukogul ei ole otsest õigust prokuristi määrata, kuigi ettevõtte sisekorraeeskirjad või põhikiri võivad nõuda, et juhatus peab enne isiku määramist saama nõukogult või osanikelt vastava nõusoleku.
Määramise protsess ise on tänu Eesti e-riigi lahendustele tehtud suhteliselt lihtsaks, kuid eeldab siiski täpsust. Juhatus esitab Äriregistrile avalduse, mis peab olema digitaalselt allkirjastatud kõigi juhatuse liikmete poolt või kinnitatud notari juures. Äärmiselt oluline on siinkohal ka kandidaadi enda nõusolek – kedagi ei saa esindajaks määrata vastu tema enda tahtmist. Isik peab andma omapoolse allkirja, kinnitades, et ta on teadlik talle antavatest õigustest ja võtab need kohustused vastu. Pärast avalduse esitamist menetleb Äriregister seda üldjuhul paari tööpäeva jooksul ning alles kande tegemise hetkest jõustub prokuura ametlikult kolmandate isikute suhtes.
Ühisprokuura ja selle rakendamine praktikas
Kuna volitused on väga laiad, soovivad paljud ettevõtted riske maandada. Selleks on loodud võimalus määrata mitu isikut, kehtestades niinimetatud ühisprokuura. See tähendab, et tehingute tegemisel peavad mitu esindajat tegutsema koos. Ühisprokuura saab kujundada mitmel erineval viisil. Näiteks võib äriregistrisse kanda tingimuse, et prokurist saab ettevõtet esindada ja dokumente allkirjastada ainult koos teise prokuristiga. Teine väga levinud variant on see, kus esindaja tohib ettevõtet esindada ainult koos vähemalt ühe juhatuse liikmega.
Selline “nelja silma printsiip” annab omanikele suurema turvatunde, välistades olukorra, kus üksik isik saaks teha ettevõttele suure rahalise mõjuga siduvaid otsuseid täielikult iseseisvalt. Ühisprokuura tingimused märgitakse samuti avalikult äriregistrisse, mis tähendab, et pangad ja teised partnerid on koheselt teavitatud ja teavad nõuda lepingutele õiget arvu allkirju.
Korduma kippuvad küsimused prokuristi rolli kohta
Seoses esindusõiguse ja selle ulatusega tekib ettevõtjatel, raamatupidajatel ja personalijuhtidel igapäevaselt mitmeid praktilisi küsimusi. Oleme siia kogunud kõige levinumad küsimused ja selged vastused nendele, et aidata vältida võimalikke arusaamatusi.
Kas prokurist on sama, mis juhatuse liige?
Ei, tegemist on kahe erineva õigusliku staatusega. Juhatuse liige on ettevõtte seadusjärgne juhtorgan, kelle määravad osanikud või nõukogu ja kellel on seadusest tulenev kohustus äriühingut juhtida ning vastutada selle käekäigu eest. Prokurist aga on juhatuse poolt määratud volitatud esindaja. Tema esindab ettevõtet majandustegevuses, kuid ta ei kuulu äriühingu juhtorganisse ega osale seadusega ainult juhatusele pandud formaalsete kohustuste täitmises, nagu majandusaasta aruande esitamine.
Kas isik vastutab ettevõtte võlgade ja kohustuste eest isikliku varaga?
Üldreeglina ei vastuta ta ettevõtte võlgade ja kohustuste eest isikliku varaga. Kui ta tegutseb oma esindusõiguse piires, on sõlmitud lepingud ja võetud kohustused siduvad üksnes ettevõttele. Küll aga võib tekkida isiklik rahaline vastutus olukorras, kus esindaja ületab talle antud volitusi, rikub pahatahtlikult ettevõtte sisekorraeeskirju või tekitab oma tegevusega (näiteks hooletuse tõttu) äriühingule otsest materiaalset kahju. Sellisel juhul on äriühingul õigus esitada talle kahjunõue.
Kuidas saab antud volitusi lõpetada või tagasi võtta?
Kuna usaldus on selle suhte aluseks, saab juhatus volituse igal ajal tagasi võtta. Selleks ei ole vaja põhjendust ega pikaajalist etteteatamist. Piisab juhatuse otsusest ja vastava avalduse esitamisest äriregistrile. Samuti lõpeb volitus automaatselt, kui ettevõte lõpetab tegevuse, kui esindaja ise astub tagasi või isiku surma korral. Oluline on aga meeles pidada, et ainuüksi ettevõtte omaniku või juhatuse liikme vahetumine ei lõpeta automaatselt varem antud prokuurat.
Kas esindajaks määratav isik peab olema ettevõtte palgaline töötaja?
Seadus ei nõua, et see isik peaks ilmtingimata töötama samas ettevõttes töölepingu alusel. Kuigi praktikas on enamasti tegemist ettevõtte tegevjuhi, finantsjuhi või mõne muu kõrgel positsioonil oleva võtmetöötajaga, võib esindusõiguse anda ka isikule, kes ei ole ettevõtte palgal. Oluline on vaid see, et tegemist oleks füüsilise isikuga, kes on teovõimeline – juriidilisele isikule ehk teisele ettevõttele seda õigust anda ei saa.
Kas välisriigi kodanik võib olla Eesti ettevõtte prokurist?
Jah, välisriigi kodanik võib täita neid kohustusi Eesti ettevõttes täpselt samadel tingimustel nagu Eesti kodanik. Eesti e-residendi staatuse omamine teeb selle protsessi, eriti paberimajanduse ja registrikannete osas, oluliselt mugavamaks, võimaldades digitaalset allkirjastamist ja e-äriregistri tõrgeteta kasutamist.
Prokuristi isiklik vastutus ja seosed ettevõtte sisekorraga
Iga suurema vabaduse ja volitusega kaasneb paratamatult ka proportsionaalselt suurem vastutus. Kuigi väljapoole, suhetes kolmandate isikutega, on ettevõtte esindaja volitused seaduse poolt jäigalt paika pandud ja piiramatud, ei tähenda see, et ta võiks ettevõtte siseselt tegutseda täielikult oma suva järgi. Siinkohal peab tegema väga selge vahe välise esindusõiguse ja sisemiste piirangute vahel.
Juhatusel on täielik õigus kehtestada ettevõtte siseseid reegleid ja korraldusi, mis piiravad esindaja tegevusvabadust. Näiteks võib juhatus teha sisekorraeeskirjades otsuse, et prokurist ei tohi osta ettevõttele sõidukeid, mis maksavad rohkem kui teatav summa, või ei tohi sõlmida lepinguid konkreetse tarnijaga. Kui isik seda sisemist korraldust rikub ja ostab keelust hoolimata kalli auto, kaitseb seadus kolmandat isikut – ehk automüüjat. Välise partneri jaoks on leping täiesti kehtiv ja ettevõte peab auto eest tasuma, sest automüüja tugines äriregistris olevale kehtivale kande infole.
Kuid ettevõtte siseselt on pilt hoopis teine. Kuna esindaja on rikkunud talle antud selgeid juhiseid ja ületanud oma sisemist mandaati, loetakse seda kohustuste rikkumiseks. Sellises olukorras on juhatusel õigus nõuda esindajalt ettevõttele tekitatud kahju hüvitamist ning loomulikult on neil õigus talt ka esindusõigus päevapealt ära võtta. See dünaamika illustreerib selgelt, miks sellise laiaulatusliku volituse andmine eeldab absoluutset ja kompromissitut usaldust juhatuse ja määratava isiku vahel. Ilma tugeva vastastikuse kommunikatsiooni ja selgelt defineeritud sisemiste reegliteta võib selline võim delegeerimisel tekitada ettevõttele ootamatuid kohustusi ja märkimisväärset kahju. Seetõttu soovitavad õiguseksperdid alati paralleelselt äriregistri kandega sõlmida isikuga ka kirjalik leping, mis reguleerib väga täpselt tema õigusi, kohustusi, tasustamist ja vastutust ettevõtte siseselt.
