Digiajastul on muutunud igapäevaseks vajaduseks dokumentide kiire allkirjastamine ilma, et peaksite arvuti taha istuma või dokumente välja printima, skaneerima ja uuesti saatma. Nutitelefon on muutunud tõeliseks kontoriks taskus, pakkudes võimalust tegeleda lepingute, avalduste ja muude oluliste paberitega otse bussipeatuses, kohvikus või kasvõi puhkusel olles. Eesti digiallkirjastamise ökosüsteem on maailma üks eesrindlikumaid, võimaldades meil teha seda turvaliselt, õiguslikult siduvalt ja väga mugavalt. Selles juhendis vaatame põhjalikult üle, kuidas nutitelefoni abil dokumente allkirjastada ning milliseid tööriistu selleks kõige otstarbekam kasutada on.
Miks eelistada digiallkirjastamist nutitelefonis?
Digiallkirjastamise peamine eelis on ajavõit. Kui varem võttis lepingu allkirjastamine aega päevi, siis tänapäeval on see küsimus sekunditest. Nutitelefonis teostatav allkirjastamine võimaldab teil reageerida ootamatutele olukordadele välkkiirelt. Olgu tegemist üürilepingu kinnitamisega, pangadokumentide allkirjastamisega või töölepingu digitaalse allkirjaga varustamisega, nutitelefoni kasutusmugavus on siinkohal ületamatu.
Lisaks mugavusele on tegemist äärmiselt turvalise protsessiga. Eestis kasutatavad autentimisvahendid, nagu Mobiil-ID ja Smart-ID, vastavad kõrgeimatele turvastandarditele. Need loovad krüpteeritud ühenduse, mis tagab, et teie digiallkiri on võrdväärne omakäelise allkirjaga ning selle terviklikkus on säilinud. Ühtlasi aitab paberivaba asjaajamine hoida loodust ja vähendada tarbetute koopiate tegemist, muutes teie dokumendihalduse ka organiseeritumaks.
Vajalikud eeldused allkirjastamiseks
Enne kui asute dokumente allkirjastama, peate veenduma, et teil on olemas õiged tööriistad. Nutitelefonis allkirjastamiseks on Eestis kolm peamist komponenti, mida vajate:
- Toimiv internetiühendus: Allkirjastamine eeldab andmesideühendust, et suhelda autentimisserveritega.
- Isikutuvastusvahend: Teil peab olema aktiivne Mobiil-ID või Smart-ID konto. Smart-ID on tänapäeval kõige levinum ja mugavam viis, kuna see ei sõltu otseselt SIM-kaardist.
- Sobiv rakendus: Dokumendi allkirjastamiseks on vaja spetsiaalset tarkvara, mis oskab lugeda .bdoc, .asice või .ddoc vorminguid.
Oluline on meeles pidada, et tavaline PDF-i peale joonistatud pilt allkirjast ei ole juriidiliselt sama, mis digitaalallkiri. Eestis kehtivad vaid need digiallkirjad, mis on antud sertifitseeritud vahenditega, mis loovad krüptograafilise seose teie isiku ja dokumendi vahel.
Populaarseimad rakendused ja veebiteenused
Eestis on mitmeid võimalusi dokumentide allkirjastamiseks. Kõige mugavam viis on kasutada veebipõhiseid lahendusi või spetsiaalselt loodud mobiilirakendusi.
RIA DigiDoc rakendus
Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt loodud DigiDoc on standardne ja turvaline rakendus dokumentide haldamiseks. See on saadaval nii iOS-i kui ka Androidi platvormidel. Rakenduse abil saate:
- Avada ja vaadata digiallkirjastatud konteinereid.
- Lisada dokumentidele uusi allkirju.
- Kontrollida allkirjade kehtivust ja autentsust.
- Jagada allkirjastatud faile e-posti või pilveteenuste kaudu.
Dokobit
Dokobit on väga populaarne ja kasutajasõbralik veebipõhine platvorm. Selle suur eelis on see, et te ei pea tingimata rakendust alla laadima, vaid saate toimingud teha otse telefoni veebibrauseris. Dokobit on eriti mugav ärikasutajatele, sest see võimaldab hallata ka mitme osapoolega allkirjastamisprotsesse ja jälgida dokumendi liikumist.
Pankade mobiilirakendused
Suuremad Eesti pangad on integreerinud digiallkirjastamise funktsioonid oma mobiilirakendustesse. Kui teete pangatehinguid, on sageli võimalik dokumente allkirjastada otse panga turvalises keskkonnas. See on suurepärane valik neile, kes soovivad vältida kolmandate osapoolte äppide installeerimist.
Samm-sammuline juhend: Kuidas allkirjastada Smart-ID abil
Kõige levinum viis digiallkirjastamiseks on kasutada Smart-ID teenust läbi veebibrauseri või DigiDoc rakenduse. Järgige neid lihtsaid samme, et protsess õnnestuks esimesel korral:
- Valmistage dokument ette: Veenduge, et dokument, mida soovite allkirjastada, on teie telefonis salvestatud (näiteks failide kataloogis või e-kirja manusena).
- Valige allkirjastamise platvorm: Avage brauseris näiteks DigiDoc portaal või Dokobit.ee veebileht.
- Laadige fail üles: Vajutage nuppu “Laadi fail üles” ja valige soovitud dokument oma telefoni mälust.
- Valige allkirjastamisviis: Süsteem küsib, millist autentimisvahendit soovite kasutada. Valige Smart-ID.
- Sisestage isikukood: Seejärel palutakse teil sisestada oma isikukood, et süsteem teaks, kellelt allkirja oodata.
- Kinnitage Smart-ID rakenduses: Teie telefoni hüppab Smart-ID teavitus. Avage see, veenduge, et kontrollkood klapib veebilehel kuvatavaga, ja sisestage oma PIN2-kood.
- Laadige alla allkirjastatud fail: Pärast õnnestunud allkirjastamist genereeritakse uus fail, mille saate kohe telefoni salvestada ja soovitud adressaadile edasi saata.
See protsess on loodud olema intuitiivne. Kui olete seda korra teinud, võtab kogu toiming aega vähem kui ühe minuti.
Korduma kippuvad küsimused
Kas digiallkiri telefonis on sama turvaline kui arvutis?
Jah, digiallkirjastamine nutitelefonis on sama turvaline kui arvutis. Mõlemal juhul kasutatakse samu sertifitseeritud autentimisteenuseid ja krüpteerimisalgoritme. Turvalisus sõltub ennekõike teie enda ettevaatlikkusest – hoidke oma PIN-koode saladuses ja ärge lubage teistel oma telefonis teie nimel allkirju anda.
Mida teha, kui allkirjastamine ebaõnnestub?
Kui allkirjastamine ebaõnnestub, kontrollige esmalt internetiühendust. Teiseks veenduge, et teie Smart-ID või Mobiil-ID konto on aktiivne ja kehtiv. Mõnikord võib probleem olla ka dokumendi failivormingus või suures mahus. Proovige dokument uuesti alla laadida või kasutada teist veebibrauserit.
Kas ma pean maksma dokumentide allkirjastamise eest?
Enamikul juhtudel on isiklikuks otstarbeks allkirjastamine tasuta. Mõned äriplatvormid võivad küsida tasu, kui vajate suuremat mahtu, täiustatud funktsioone või mitme allkirjastajaga voogusid. Tavakasutaja jaoks on DigiDoc portaal ja muud tasuta lahendused täiesti piisavad.
Kas digiallkirjastatud dokumente aktsepteeritakse välismaal?
Eesti digiallkiri vastab Euroopa Liidu eIDAS määrusele, mis tähendab, et see on õiguslikult siduv kõigis EL-i liikmesriikides. Siiski võib välismaiste partnerite puhul ette tulla olukordi, kus nad ei oska teie saadetud .asice või .bdoc faile avada, kuna neil puudub vastav tarkvara. Sellisel juhul on mõistlik selgitada allkirja olemust või vajadusel kasutada rahvusvaheliselt tunnustatud PDF-i allkirjastamise standardeid, mida toetavad laiemad tarkvarapaketid.
Kuidas kontrollida, kas allkiri on kehtiv?
Kõik digiallkirjastamise rakendused näitavad automaatselt allkirja kehtivust. Kui avate allkirjastatud faili DigiDoc rakenduses või portaalis, kuvatakse teile roheline märge, kui allkiri on korrektne. See kinnitab, et dokumenti pole pärast allkirjastamist muudetud ja allkiri on autentselt antud.
Dokumentide haldamine ja arhiveerimine telefonis
Kui olete dokumendi allkirjastanud, tekib küsimus, kus ja kuidas neid säilitada. Nutitelefoni failihaldus on läinud märgatavalt mugavamaks. Kasutage pilveteenuseid, nagu Google Drive, iCloud või OneDrive, et hoida oma allkirjastatud dokumente turvaliselt ja sünkroonis erinevate seadmete vahel. Ärge kunagi jätke tundlikke dokumente ainult telefoni “Allalaadimiste” kausta, kuna see võib kergesti segamini minna ja faile on raske hiljem leida.
Loo oma telefonis selge kaustastruktuur. Näiteks võite luua eraldi kaustad: “Lepingud”, “Avaldused”, “Arved” ja “Isiklik”. See tagab, et vajalik dokument on käepärast täpselt siis, kui seda vaja läheb. Samuti on soovitatav aeg-ajalt oma telefonis olevad dokumendid üle vaadata ja kustutada aegunud failid, et hoida oma seadme mälu korras ja turvalisena. Pidage meeles, et ka digitaalne korraarmastus vähendab stressi ja aitab vältida olukordi, kus oluline dokument kaob suurte failihulkade vahele.
Kokkuvõttes on nutitelefonis allkirjastamine oskus, mis muudab elu tunduvalt lihtsamaks. See nõuab vaid korra seadistamist ja mõningast vilumust, kuid tasub end ära ajaga, mida te ei pea enam kulutama bürokraatlikele toimingutele. Kasutage neid võimalusi targalt, hoidke oma ligipääsud turvalisena ja nautige paberivaba elu eeliseid igas olukorras, kus peate oma nõusoleku või allkirja andma.
